Manual til digital lokalebooking af lokale lokaler

Folkeskolernes Kommunale lokaler bookes via Foreningsportalen.

Booking af offentlige lokaler skal ske inden 1. juni hvert år. Der kan forventes svar på bookinganmodningerne senest 15 juni.

Regler for tildeling af lokaler
Ifølge Folkeoplysningsloven skal kommunalbestyrelsen stille ledige offentlige lokaler til rådighed for aktiviteter, der opfylder lovens betingelser. Kommunen kan opkræve et gebyr for brugen af lokalerne.

En aftale fra 2011, vedtaget af Ringkøbing-Skjern Byråd, fastlægger denne prioriterede rækkefølge for tildeling af kommunale lokaler:

  1. Frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde for børn og unge
  2. Folkeoplysende voksenundervisning
  3. Frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde for voksne
  4. Ikke-godkendte foreninger, private m.v. (Det er op til skolerne at vurdere, om de vil udlåne lokaler til disse. Dog må udlån ikke være konkurrenceforvridende).

 

Sådan booker du et lokale
For at booke et lokale skal man logge ind på foreningsportalen på Log-in i højre hjørne med MitID

Der kan enten foretages serie bookinger eller enkelt bookinger.

Enkelt booking
Enkelt booking anvendes kun hvis lokalet kun skal bruges en enkelt gang.

Opret en enkelt booking ved at gå under fanen ”BOOK FACILITETER” og vælg ”ENKELT BOOKING”

Find skolen under Vælg lokation – Vælg lokale – Dato - Søg

Tryk et tilfældigt sted i tidslinjen, så åbnes muligheden for at vælg eksakt tid ved at ændre fra og til.

Skriv under aktivitet; (foreningsnavn/formål med aktiviteten samt navn og tlf. på aktivitets ansvarlig.

Tryk på 

Efterfølgende vises en kvittering med din bookinganmodning samt evt. pris. Bookingen er først godkendt, når der modtages en kvitterings mail fra servicelederen eller sekretæren på skolen.

Seriebooking
Seriebooking bruges, når et lokale skal bookes til flere datoer, f.eks. tre torsdage i løbet af tre uger.

For at oprette en seriebooking skal du gå til fanen "BOOKING" og vælge "SERIEBOOKING". Her skal du:

  • Vælg lokation
  • Indtaste start- og slutdato samt tidspunkt
  • Angive hyppigheden under "Gentages for hver x uge" (1 = ugentlig, 2 = hver anden uge osv.)
  • Afkrydse den ønskede ugedag og trykke "Søg"

Hvis lokalet allerede er booket på en given dato, vises en rød blok. Hvis lokalet er ledigt, vises en oversigt over, hvor mange dage der er tilgængelige.

Når en dato er valgt, vises en oversigt over bookingen. Her kan du:

  • Fjerne specifikke dage ved at fjerne flueben
  • Redigere tidspunktet for enkelte dage via ”Rediger”

Skriv under aktivitet; (foreningsnavn/formål med aktiviteten samt navn og tlf. på aktivitets ansvarlig.

Tryk på 

Efterfølgende modtager du en mail med en oversigt over bookingen og den samlede pris. Vær opmærksom på, at dette kun er en bookinganmodning – bookingen er først endeligt godkendt, når du modtager en kvitteringsmail fra skolens serviceleder eller sekretær.

Kurser og stævner
Der opkræves betaling for aktivitetstimer i gymnastiksale, minihaller, aulaer og svømmebassiner. Derimod er overnatning i kommunale lokaler i forbindelse med kurser og stævner gratis.

Foreninger er selv ansvarlige for oprydning og rengøring efter brug. Hvis der er behov for ekstra rengøring, kan der opkræves et gebyr, hvilket aftales direkte med den enkelte skole. Det anbefales altid at tage kontakt til skolens serviceleder for nærmere aftale.

Af brandmæssige årsager skal midlertidige overnatninger anmeldes til kommunen senest to uger før på: https://www.rksk.dk/om-kommunen/regler-tilladelser-udlaan/anmeldelse-af-midlertidig-overnatning-brandsikkerhed

Hvis et stævne strækker sig over en weekend, hvor salen kun er i brug i begrænsede tidsrum, men ikke kan benyttes af andre (f.eks. på grund af opstillet udstyr), skal foreningen bede skolens bookingansvarlige om at blokere de resterende timer, så salen fremstår som optaget i bookingsystemet.

Bookinger af en weekend
Lav en serie booking, Vælg Lokale, dato og klokkeslæt.

Afkryds de ugedage det drejer sig om fx fredag, lørdag og søndag, hvis det er hele weekenden

Tryk søg. Tryk på vælg alle.

Nu kan tidspunkterne på de enkelte dage redigeres på ”rediger” knappen.

Husk at skriv aktivitet og navn og telefonnummer på den aktivitetsansvarlig i feltet.

Tryk

Hvis prisen er anderledes end det I plejer at betale. Send da anmodningen og kontakt fritidsafdelingen på mailen fritid@rksk.dk.

 

Annullering af bookinger
Det er vigtigt at annullere en booking, hvis lokalet alligevel ikke skal bruges – også selvom det kun drejer sig om en enkelt dag. Hvis en booking ikke annulleres, vil foreningen fortsat blive opkrævet gebyret.

Sådan annullerer du en booking

  1. Gå til "BOOKING" og vælg "MINE BOOKINGER".
  2. Tryk på det røde kryds – hele serien vises, og du kan vælge at annullere én eller flere dage.
  3. Sæt flueben ved den booking, der skal annulleres, og skriv en begrundelse for afmeldingen.
  4. Tryk på "Annuller valgte bookinger" – der sendes herefter en besked til skolen.

Bookingfrist for ændringer
Hvis en booking skal oprettes eller annulleres mindre end 7 dage før benyttelsesdatoen, skal den både afmeldes/bookes elektronisk og meddeles direkte til skolen.

Gebyr
Der opkræves fortsat gebyr for brug af gymnastiksale, minihaller, aulaer og svømmebassiner. Bemærk, at prisen ved booking beregnes pr. halve time.

De aktuelle gebyrtakster kan findes på Foreningsportalen via dette link: https://foreningsportalen.rksk.dk/side.asp?wkid=ringkoebing&side=35