Revisionsinstruks

Revisionsinstruks for foreninger der tilbyder folkeoplysende foreningsarbejde og som modtager tilskud i henhold til Folkeoplysningsloven

I henhold til kap. 8, § 29 stk. 4. i Folkeoplysningsloven, kan Kommunalbestyrelsen beslutte formkrav til regnskabsaflæggelse og revision, herunder om foreningens regnskab skal revideres af en valgt revisor eller om regnskab for større tilskud skal revideres ved en registreret eller en statsautoriseret revisor.

I henhold til de retningslinjer for tilskud til folkeoplysende foreninger, som er godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget i Ringkøbing-Skjern Kommune, er det fastlagt, at foreninger som udgangspunkt kan lade deres regnskaber revidere af folkevalgte revisorer.

Hvis Kultur- og Fritidsudvalget kræver, at en forening aflægger regnskab, der er revideret af en registreret eller statsautoriseret revisor, vil det blive oplyst samtidig med bevillingen af tilskud.

§ 1 

Revisionens omfang

Revisionen omfatter foreningens tilskudsregnskab efter lovens kap. 5 og 7, herunder dokumentation for deltagernes samlede kontingentbetaling ved deltagelse i aktiviteten efter kap. 5.

§ 2

Revisionsplan

Revisionen tilrettelægges af revisor under hensyn til reglerne i denne instruks og foreningens administrative struktur og forretningsgang, herunder den interne kontrol, der måtte eksistere i foreningen.

Revisionen skal udføres ved stikprøvekontrol.

Revisionen skal foretages i overensstemmelse med god revisionsskik.

Ved revisionen efterprøver revisor:

  • Om foreningens dispositioner er i overensstemmelse med loven og bekendtgørelsen, Ringkøbing-Skjern Kommunes retningslinjer (bilag 1) og foreningens vedtægter. Her henvises også til ”Vejledning om tilskuds- og ikke tilskudsberettigede udgifter” til egne og lejede lokaler (bilag 2).
  • Om foreningen har overholdt de tilskudsbetingelser, som loven giver mulighed for og som Kultur- og Fritidsudvalget har fastsat inden for lovens rammer.
  • Om de registrerede aktive, passive og tilskudsberettigede medlemmer har betalt det kontingent, som er fastlagt på den årlige generalforsamling
  • Om de eksisterende forretningsgange indebærer en betryggende intern kontrol.
  • Om foreningens bogføring for f.eks. skat og moms er i overensstemmelse med reglerne.

Tjeklisten til brug for den folkevalgte revisor gennemgang, vedlægges som bilag 3.

§ 3

Revisionspåtegning

Revisor skal ved sin påtegning tilkendegive, om den gennemførte revision af årsregnskabet har givet anledning til bemærkninger, og om hvorvidt de modtagne offentlige tilskud fra Ringkøbing-Skjern Kommune er anvendt i overensstemmelse med givne vilkår og tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler.

Hvis revisor bliver opmærksom på forhold, som ikke er i overensstemmelse med grundlaget for modtagelse af offentlige tilskud, skal dette anføres ved påtegning af årsregnskabet.

§ 4

Fremsendelse af regnskab

Foreningens tilskudsregnskab skal jf. Folkeoplysningsloven underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer

Instruksen træder i kraft den 1. januar 2009, dvs. fra og med 2008-regnskaberne. Instruksen omfatter de foreninger, der får udbetalt tilskud i form af lokaletilskud, medlemstilskud m. v. i henhold til Folkeoplysningsloven.

Godkendt på Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 24. november 2008

Bilag 1

Læs mere om info og regler her 

 

Bilag 2

VEJLEDNING

LOKALETILSKUD TIL EGNE OG LEJEDE LOKALER

I henhold til Folkeoplysningsloven er det alene udgifter i forbindelse med lokalerne/bygningerne, der er tilskudsberettiget -  ikke løsøre m.v.

 

TILSKUDSBERETTIGEDE UDGIFTER:

DER GIVES IKKE TILSKUD TIL:

UDGIFTERNE SKAL PERIODISERES

SÅ DE FØLGER KALENDERÅRET

 

Prioritetsgæld: (Tinglyste lån på ejd.)

Prioritetsgæld: (Tinglyste lån på ejd.)

Renteudgifter, administrationsbidrag

Afdrag, gebyr, stempeludgifter, depositum, morarenter samt øvrige udgifter ved låneoptagelse/omlægning.

Lejeudgifter:

Lejeudgifter:

Årlig leje, jfr. lejekontrakt, til lokaler hvor der er aktivitet.

Den tilskudsberettigede lejeudgift kan nedsættes, hvis udgiften ikke står i et rimeligt forhold til antallet af deltagere eller lokalets anvendelse i øvrigt.

Lejeudgift til garage, redskabsrum m. v.

Skatter og afgifter:

Skatter og afgifter:

Ejendomsskatter, skorstensfejning, rottebekæmpelse, renovation, slamsugning.

Telefonabonnement, TV-licens.

El:

El:

Udgifter til el (lys) - ikke opvarmning

 El-udgifter til lysanlæg.

Vand:

Vand:

Vandforbrug, vandafgift, spildevandsafgift

Forbrug til vanding af udendørs arealer.

Varme:

Varme:

Udgifter til fjernvarme, olie, naturgas, el-opvarmning,oliefyrsabonnement

Opvarming af udhuse, garageanlæg mm. 

Bygningsforsikring:

Bygningsforsikring:

Bygningsforsikring (brand og tyveri, glas, kummeforsikring) for egne bygninger.

Løsøreforsikring (inventar, EDB-udstyr, maskiner m. v.), erhvervsforsikring, øvrig

Alarm - kun skytteforeninger: 

Alarm - kun skytteforeninger:

Løbende udgifter/abn. til alarmsystemer.

Installation/oprettelse af alarmer - skal søges særskilt.

Ordinær vedligeholdelse:

Ordinær vedligeholdelse:

El-pærer, maling, pensler, tapet, til bygningens vedligeholdelse nøgler/låsesystemer, ildslukkere m. v.

Almindelige reparationer af yderdøre, loft, vægge, vinduer, gulv, komfur, håndvask, toilet. - (ikke udskiftning og udvidelser)

Vægure, hylder, klodskasser, reoler, stole, borde, postkasser, løse lamper, og andet løst inventar, der ikke vedr. bygningens vedligeholdelse. 

Det bliver til ekstraordinær vedligeholdelse når gulvbelægning, døre og vinduer, fast inventar udskiftes, udskiftning af fyr / anden opvarmningskilde, flytning af vægge eller der laves ny eller ekstraisolering og lign.

Der kan alene være tale om udskiftning af eksisterende fast inventar – og ikke en udvidelse i forhold til ansøgningstidspunktet.

Ekstraordinære vedligeholdelsesudgifter skal søges særskilt på foreningsportalen inden arbejdet igangsættes. Ansøgningsfrist inden 1. marts. 

Rengøringsartikler, måtteleje, vinduespudsning: 

Rengøringsartikler, måtteleje, vinduespudsning: 

Gulvspande, klude, koste, støvsugerposer, wc-rens, skraldeposer, affaldsvogn samt midler til rengøringen. 

Leje af måtter.

Vinduesvask ved firma.

Håndsæbe, toiletpapir, køkkenruller, viskestykker, håndklæder, servietter, duftblokke, vaskepulver, kaffefiltre, opvaskebaljer- og børster, engangsservice, haveredskaber mm.

Lønnet rengøring og tilsyn:

Lønnet rengøring og tilsyn:

Lønudgifter til rengøring samt honorar til ekstraordinært tilsyn med lokaliteter udenfor dagtimerne, lovpligtige eller af sikkerhedsmæssige årsager.

Lønudgifter og tilsyn skal kunne dokumenteres i form af lønindberetning til SKAT.

Lønudgifter/honorarer (eller dele af lønudgifter) til trænere, ledere, ansatte i klubhuse eller administratorer i foreninger.

Lovpligtigt arbejdsskadeforsikring:

Lovpligtigt arbejdsskadeforsikring:

Vedr. lønnet rengøringspersonale.

Løsøre

Indtægter: 

Indtægter: 

  • Ved udleje af lokalerne. 
  • Ved entregivende aktiviteter.

 

Green-fee indtægter - kun golfklubber:

Green-fee indtægter - kun golfklubber:

Indtægter på Green Fee (modregnes i beregningen med 25%)

 

 

 

Øvrige bemærkninger:

Der kan ikke medtages udgifter til udendørs arealer. Og heller ikke til stalde for så vidt angår rideklubber. Ved krav om ændringer i installationer, lovliggørelse af forhold m. m., skal der altid søges som ekstraordinær vedligehold.

Nogle foreninger har helt specielle forhold (evt. opbevaring af våben eller ekstraordinært kostbart materiale). Udgifter til dette skal søges om fornødent tilsyn. Dette gælder også oprettelse og drift af alarmsystemer.

Husk altid, at indtægter ved udlejning, fremleje og bortforpagtning skal modregnes ved driften af lokalerne.

Senest revideret 16.09.21

 

Bilag 3

Revisor skal kontrollere, at:

Aktivitetstilskud:

  • Aldersfordelingen/medlemssammensætningen er afstemt med medlemslister m. v.
  • Medlemskontingent pr. medlem/aldersgruppe er kontrolleret i forhold til foreningens beslutning om kontingentstørrelse, samt til konkrete kontingentindbetalinger.
  • Samlet kontingent er afstemt med faktiske indbetalinger og medlemslister.
  • Antallet af indendørs og udendørsmedlemmer stemmer overens med medlemslisterne.

Lokaletilskud:

  • Udgifter er afstemt med bilag
  • Udgifterne vedrørende tilskudsberettigede lokaler er i overensstemmelse med tilsagn, herunder eventuel fordeling af udgifter mellem tilskudsberettigede og ikke tilskudsberettigede lokaler.
  • Udgifterne er periodiseret, så de følger kalenderåret.
  • Eventuelle lejeindtægter er fratrukket udgifterne.
  • Der er foretaget fradrag for entregivende aktiviteter.
  • Udgifter til almindelig vedligeholdelse er tilskudsberettigede

Generelt:

  • Regnskabsbilag er originale, ægte og kvitterede (betalte), samt at disse er stilet/adresseret til foreningen.
  • Udgifterne vedrører det pågældende kalenderår.
  • Udgifterne vedrører foreningens normale drift.
  • Afgivne oplysninger er i overensstemmelse med Folkeoplysningsloven og Ringkøbing-Skjern Kommunes regelsæt.
  • Regnskabet inden indsendelse til kommunen er underskrevet af hele bestyrelsen.